Spesso la minaccia sei proprio tu

Quante volte ti trovi a dover salvare un file e non sai dove archiviarlo?
“Lo appoggio un attimo sul desktop, poi lo sistemo”.
E nel giro di un po’ di tempo il tuo desktop diventa come quello dell’immagine qui accanto.

Proteggere i dati in un ambiente composto da molti utenti, caratterizzati da un brutta abitudine come la tua, diventa sempre molto complesso. Le maggiori difficoltà derivano da due fattori:

Non sai dove sono i dati importanti, che potrebbero essere sparsi su tutti i PC dell’azienda;
Se vuoi adottare una strategia di backup che includa tutti i PC, ti trovi con un problema di spazio disco.

Organizzare i dati deve essere una tua priorità

Quando salvi un file sul desktop perché non sai bene dove metterlo, significa che hai un problema di organizzazione. E’ probabile che i tuoi collaboratori lavorino allo stesso modo, e quindi il problema organizzativo si trasforma in problema di sicurezza. Dati sparsi su tutti i PC aziendali significano impossibilità di gestire in modo efficace i salvataggi.

Siccome dopo un po’ di tempo non sei più in grado di stabilire con certezza cosa siano le decine di file sparse sul tuo desktop, quando subisci un guasto non sai di preciso cosa stai rischiando di perdere. Oltre ai file con i lavori più recenti, probabilmente conservi anche una cartella che si chiama “vecchio desktop”, contenente tutti i file che avevi sulla scrivania del PC precedente. In pratica un archivio contenente anni di documenti aziendali, più o meno importanti, di cui nessuno ha traccia. Neppure tu.

Puoi risolvere il problema in due modi:

Centralizzando i dati su un server o in una posizione centrale, accessibile a tutti gli utenti che ne abbiano la necessità (e i diritti);
Effettuando i backup di tutti i PC e non solo dei server;

Il primo metodo prevede un impegno da parte tua e dei tuoi collaboratori, che consiste nell’evitare di salvare documenti sul desktop. Dovrai adottare un criterio di archiviazione e strutturare le cartelle del server in modo da poter archiviare (e ritrovare) i documenti secondo una logica (cartelle cliente, cartelle fornitori, corrispondenza, ecc.).
Il mio consiglio è ovviamente quello di organizzare i dati a prescindere, anche per agevolare la ricerca da parte di collaboratori e colleghi in caso di tua assenza.

Il secondo metodo (che spesso può essere adottato anche assieme al primo) implica alcuni accorgimenti.

Tanti PC = tanti dati da salvare = tanto spazio necessario ?

Fai il classico conto della serva. Se hai 20 PC, ciascuno con 50GB di spazio disco occupato, salvarli tutti implica avere fin da subito 1000GB di spazio di archiviazione. Col tempo e con la crescita dei dati lo spazio necessario aumenta, e la cosa potrebbe diventare problematica.
A tal proposito devi assicurarti che la soluzione di salvataggio (sia hardware che software) che intendi adottare, sia in grado di gestire una caratteristica molto importante che prende il nome di deduplica (o deduplicazione) dei dati. Questa caratteristica consente di risparmiare molto spazio disco, poiché in pratica laddove esistano dei blocchi di dati uguali questi vengono salvati una sola volta. La faccio facile, per non annoiarti con dettagli tecnici, ma se te la senti di approfondire la cosa puoi leggere un articolo che ho scritto sul mio blog andreamonguzzi.it, cliccando sul link seguente:

http://www.andreamonguzzi.it/windows-server-2012-risparmiare-spazio-disco-con-la-deduplicazione-dei-dati/

In linea di massima, comunque, ti posso consigliare di prevedere un backup anche dei PC aziendali. Magari concentrati su quelli sui quali sono installate applicazioni critiche, il cui fermo potrebbe causarti ingenti danni economici.

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